着信ポップアップシステムとは診療予約システムをより便利に効率的に利用するための機能の1つで、患者さんからの電話着信と同時に、どの患者さんからの電話かを判別して、予約システムに患者情報をポップアップ表示させる機能のことです。
予約制のクリニックでは、1日に数十回の予約電話を受けることになります。着信ポップアップ機能があれば、氏名や診察券番号で患者を検索する必要がなくなり、即座に患者を特定して予約取得の操作に入ることができます。
また、受付順番制のクリニックでも、電話で順番待ち受付をしているクリニックでは大変便利です。患者検索の手間がなくなりますので、受付スタッフの対応がとてもスムーズになります。
これにより受付スタッフの電話対応スピードが向上するだけでなく、聞き間違いなどによるミスなども減るため電話応対のクオリティも向上させることができます。
この仕組みは、しっかりと顧客管理を行っている大手企業のコールセンターや一流ホテルなどで導入されているのと同じ仕組みです。忙しい医療の現場で是非ご活用いただければと思います。
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