1. 診療予約システムは開業時に導入することをおすすめします。
もし診療予約システムの導入予定があるのであれば、開業と同時にシステムを導入されることを強くおすすめします。というのは、予約システムを導入せずに開院した場合、いざ導入しようとした時に受付スタッフの反対されてしまうことがあるからです。新しいシステムを入れるということは、「自分の仕事が増えるのではないか」「今の運用を変えるのが面倒くさい」といった一種の拒否反応を引き起こします。本当はそれが自分たちにとって便利なものであっても、追加で何かをやるというのは心理的に非常に大きなハードルになってしまうのです。しかし開業と同時に、業務の1つとして予約システムの運用を組み込んでおけば、そんなことにはなりません。それは、はじめから予約システム使うことが自分達の仕事だと認識してくれるからで、追加でやっているという意識自体がないからです。
２．開業時に予約システムを導入しなかったら
一方、「開業時は忙しいから予約システムまでやるのは無理ではないか？」「混んで来たらはじめればいいか」といった理由で、導入の予定を見送ってしまった場合は、受付スタッフには追加の業務と認識されてしまいます。また、この時に受付の運用は、院長先生にもよくわからなくなっていることがほとんどです。この状況で予約システムを導入するのは、開業時に導入するのとは全く労力が変わってきてしまいます。
3. 院長先生とスタッフとの視点の違い
院長先生は、「患者さんへのサービスのため」「待ち時間短縮のため」「経営効率化のため」などのより高い視点で診療予約システムの導入を検討されます。一方で、スタッフにとっては、それは頭ではわかっていても自分の業務に直接かかわることなので、すんなりとはいかないケースもあるのです。今までこういったケースで、先生方のご苦労を何度も目にしてきた経験からして、もし診療予約システムを導入するのであれば、開業時からスタートするべきだと強く感じます。
逆に、もし新規開業時に導入を見送って新しく導入する場合には、以上のような受付スタッフの心情を理解してあげたうえで導入を進めるとよりスムーズにいくのではと思います。
もし、開業時に診療予約システムを導入する意向があれば、ぜひ開業と同時に導入することをお勧めします。
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